El Ayuntamiento de San Fernando obliga a las hermandades a comunicar con 15 días de antelación la celebración de cualquier acto religioso en la calle, teniéndose fuera de esto la celebración de la Semana Santa, pues se entiende que el Consejo de Hermandades remite todos los itinerarios y horarios oficiales.
La razón este adelanto a la hora de comunicar la celebración de actos religiosos en la calle, se debe a la necesidad de una planificación adecuada de los servicios municipales y en especial de la Policía Local a la hora de regular el tráfico.
En los últimos años se han dado casos de Vía Crucis que salían a la calle y donde la Policía no estaba avisada, a pesar de haber presentado una instancia previa. Pero muchas veces, la tardanza a la hora de presentar esta instancia y el hecho de que el cuartel de la Policía esté alejado del Registro General y a la escasez de conserjes del Ayuntamiento, motivaba que estas instancias no llegaran a tiempo y la Policía Local desconociera el acto en sí. Por eso, se exigen la comunicación con 15 días, con opción de reducirlo a la mitad, en los casos de urgencia.
Para reforzar que la notificación llegue a la Policía Local, se pide copia del sello en el registro directamente en el cuartel de la Policía.
En el caso de que se vaya utilizar cera, también se pedirá que se indique para que los servicios de limpieza estén preparados de cara a evitar accidentes. Esta medida afectará a los Vía Crucis, rosarios de la aurora, procesiones extraordinarias o de Gloria.
También requiere un seguro de responsabilidad civil, que las hermandades poseen desde hace años, al igual que otro para celebraciones de verbenas, casetas de feria, etc.
